Integritetspolicy

Vem ansvarar för dina uppgifter?

Caseus AB, organisationsnummer 559497-9188, är personuppgiftsansvarig för behandlingen som beskrivs här. Det betyder att vi bestämmer varför och hur uppgifterna används för dessa ändamål.

Hyresgästers uppgifter i fastighetssystemet behandlas på uppdrag av respektive kund. Då är det normalt fastighetsbolaget eller hyresvärden som ansvarar. Läs mer för dig som är hyresgäst.

När du kontaktar oss eller är kund

Frågor, demonstrationer och mötesbokningar

Vi använder namn, e-postadress och det du skriver för att svara och följa upp din förfrågan. Lämnar du telefonnummer, företagsnamn, önskad mötestid eller besöksadress använder vi även dessa uppgifter för kontakten. Vi sparar förfrågan i vårt system för webbplatsförfrågningar och skickar den till medarbetarna som hanterar kontakten.

Tillsammans med förfrågan kan vi spara adressen till sidan där du skickade formuläret, den hänvisande webbplatsen och kampanjuppgifter från länkens UTM-parametrar, som källa och kampanjnamn. Uppgifterna används för att förstå varifrån förfrågan kom och vilken tjänst du frågar om. Annonsidentifierare och rapportering till annonsleverantören kräver ett separat samtycke.

Rättslig grund: vårt berättigade intresse av att besvara förfrågningar och föra en relevant affärsdialog, efter intresseavvägning, enligt artikel 6.1 f i GDPR. Om du själv ska vara avtalspart och ber oss vidta åtgärder inför ett avtal gäller i stället artikel 6.1 b för de åtgärderna.

Namn och e-post behövs för att skicka webbformuläret. Meddelande respektive mötesuppgifter behövs för den typ av kontakt du väljer. Utan dessa uppgifter kan vi inte hantera förfrågan via formuläret. Du kan också ringa eller mejla oss. Skicka inte personnummer, lösenord eller känsliga uppgifter om hyresgäster i ett allmänt kontaktformulär.

Kundrelationer, support och fakturering

Vi använder kontakt- och yrkesuppgifter, avtalsuppgifter och korrespondens för att administrera samarbetet, ge support och kommunicera om tjänsten. Uppgifterna kommer från dig eller från din arbetsgivare eller kollega som anger dig som kontaktperson.

Rättslig grund: vårt berättigade intresse av att sköta kundrelationen när du företräder ett företag. Avtal gäller när du själv är avtalspart. Personuppgifter i vår egen räkenskapsinformation behandlas för att fullgöra rättsliga skyldigheter enligt bokföringslagen, med stöd av artikel 6.1 c.

Uppgifter om hyresgäster som vi får tillgång till vid support hanteras på kundens uppdrag. De blir inte uppgifter för vår egen marknadsföring.

Samtal och möten

Vi spelar inte in eller AI-transkriberar samtal och möten i vår egen försäljnings- och supportverksamhet. Kundernas användning av inspelnings- och transkriberingsfunktioner i fastighetssystemet beskrivs på sidan om dataskydd och AI. Vi kan anteckna det som behövs för att besvara dina frågor och följa upp det vi har kommit överens om. Anteckningarna hanteras tillsammans med den övriga kontakten.

När du besöker webbplatsen

För att leverera webbplatsen och hantera fel och missbruk behandlas tekniska uppgifter som IP-adress, tidpunkt, begärd sida och webbläsarinformation. Rättslig grund är vårt berättigade intresse av en fungerande och säker webbplats, artikel 6.1 f. Kontaktformulärets felloggar innehåller felstatus och ett förfrågnings-ID, inte en kopia av ditt meddelande eller dina kontaktuppgifter.

Webbstatistik – Microsoft Clarity

Om du väljer webbstatistik använder vi Microsoft Clarity för att förstå hur sidan används. Det omfattar besökta sidor, klick, rullning och tekniska uppgifter om webbläsare och enhet. Clarity kan återskapa besök som sessionsinspelningar. Det är en återgivning av interaktioner på sidan, inte en kamera- eller ljudinspelning.

Annonsmätning – OpenAI

Om du väljer annonsmätning använder vi OpenAI:s pixel och konverteringsmätning för att koppla besök och förfrågningar till annonser i ChatGPT. Händelserna omfattar sidvisningar, klick på kontaktknappar, påbörjade formulär och skickade förfrågningar.

Pixeln mäter besök och interaktioner i webbläsaren. När du skickar en förfrågan och har samtyckt till annonsmätning skickar vår server en konverteringshändelse med en hash av din e-postadress, sidans adress och tillgängliga annons- och webbläsaridentifierare. Även IP-adress och webbläsarinformation kan ingå. En hash är en omvandlad identifierare som kan användas för matchning; den gör inte uppgiften anonym. Det fria meddelandet ingår inte i vår serverrapportering till OpenAI.

Pixeln kan även känna igen kontaktuppgifter i stödda formulärfält och använda dem för automatisk matchning. Uppgifterna normaliseras och omvandlas till hashvärden i webbläsaren innan de skickas till OpenAI med mäthändelser. Även denna behandling omfattas av ditt val för annonsmätning.

Annonsmätning – Meta för Facebook och Instagram

Om du väljer annonsmätning använder vi Meta-pixeln för att mäta hur annonser på Facebook och Instagram leder till besök och förfrågningar och för att förbättra annonseringen. Pixeln mäter sidvisningar, visat kampanjinnehåll, klick på kontaktknappar, påbörjade formulär, slutförda inbytesflöden och skickade förfrågningar. Även automatiskt registrerade knappklick och knapptexter kan ingå.

Meta får händelseuppgifter, sidans adress, hänvisande sida, IP-adress, webbläsar- och enhetsuppgifter samt identifierare för annonsklick och webbläsare. Våra egna mäthändelser kan även ange kampanj, sidnamn, knappens placering och vilken sidvariant som visades. De innehåller inte formulärets namn, e-postadress, telefonnummer eller fria meddelande. Webbplatsen skickar inte serverbaserade konverteringar till Meta.

Meta kan koppla uppgifterna till andra uppgifter som Meta har om dig, inklusive ditt Facebook- eller Instagramkonto, och använda dem för mätning och anpassning av annonser enligt Metas integritetspolicy.

Rättslig grund för webbstatistik och annonsmätning: ditt samtycke, artikel 6.1 a. Du väljer webbstatistik separat från annonsmätning. Annonsvalet omfattar OpenAI och Meta. Valen är frivilliga. Du kan använda kontaktformuläret utan att acceptera någon av dem och när som helst ändra ditt val via Cookieinställningar. Läs om cookies, lagring i webbläsaren och hur du återkallar samtycke.

Vem får del av uppgifterna?

Uppgifter är tillgängliga för de medarbetare som behöver dem för kontakten, supporten eller administrationen. Webbplatsen, vårt system för webbplatsförfrågningar och vår egen e-postserver drivs hos Hetzner i Finland. Förfrågningar sparas och skickas med e-post till de medarbetare som hanterar dem. Myndigheter eller juridiska rådgivare kan få del av uppgifter när det behövs för en rättslig skyldighet eller för att hantera ett rättsligt anspråk.

Microsoft tar emot analysuppgifter om du har valt Clarity. OpenAI tar emot annonsmätning om du har valt den. Microsoft anger att de är personuppgiftsansvariga för Clarity. OpenAI:s villkor för annonsverktygen anger normalt ett självständigt personuppgiftsansvar för konverteringsmätningen. Det är andra roller än ett biträde som bara lagrar data på våra instruktioner.

För Microsofts och OpenAI:s egen behandling gäller också Microsofts integritetspolicy och OpenAI:s europeiska integritetspolicy.

Meta Platforms Ireland Limited tar emot uppgifterna från Meta-pixeln. Caseus och Meta har gemensamt personuppgiftsansvar för insamlingen och överföringen till Meta enligt Metas villkor om gemensam behandling. Vi ansvarar för informationen och samtycket på vår webbplats. Meta ansvarar för den efterföljande behandling som Meta själv bestämmer över. Du kan kontakta både oss och Meta för att utöva dina rättigheter.

Behandling utanför EU/EES

Användningen av internationella leverantörer kan innebära att personuppgifter behandlas utanför EU/EES, bland annat i USA. En server inom EU innebär inte i sig att all åtkomst och vidarebehandling sker där.

För Clarity anger Microsoft att EU-kunder har Microsoft Ireland Operations Limited som avtalspart och att överföringar därifrån till Microsoft Corporation i USA omfattas av EU-kommissionens standardavtalsklausuler. Microsoft beskriver överföringen här.

För annonsverktygens behandling av uppgifter från EES anger OpenAI:s villkor OpenAI Ireland Limited som mottagare. OpenAI beskriver att överföringar till länder med adekvat skyddsnivå stöds på EU-kommissionens beslut och att standardavtalsklausuler används för övriga länder. Information om skyddsåtgärderna och hur du begär en kopia finns i OpenAI:s information om dataöverföringar. Du kan också kontakta hej@caseus.se för hjälp med frågor om mottagare och överföringar.

Meta kan behandla pixeluppgifter i USA och andra länder utanför EU/EES. Meta beskriver användningen av beslut om adekvat skyddsnivå, inklusive EU–US Data Privacy Framework för överföringar som omfattas av dess certifiering, samt standardavtalsklausuler i sin integritetspolicy. Där finns även information om hur du kontaktar Meta om överföringarna och skyddsåtgärderna.

Hur länge sparas uppgifterna?

• Förfrågningar som inte leder till en kundrelation: under dialogen och högst 12 månader efter att samtalet eller mejlväxlingen har avslutats. Regeln gäller både den sparade webbplatsförfrågan och tillhörande e-post.
• Tekniska drift- och säkerhetsloggar: vår gallringsregel är högst 90 dagar. Uppgifter som behövs för att utreda en konkret incident eller hantera ett rättsligt anspråk kan sparas separat så länge det ändamålet kvarstår.
• Kontaktpersoner hos kunder: under kundrelationen, eller tills vi får veta att personen har bytt roll. Därefter tas uppgifterna bort ur den aktiva kontaktlistan. Avtal och nödvändig historik bedöms separat.
• Support: så länge uppgifterna behövs för att lösa ärendet och följa upp den berörda tjänsten under kundrelationen. Uppgifter som vi behandlar på en kunds uppdrag omfattas av kundens instruktioner och biträdesavtalet.
• Vår räkenskapsinformation: till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, enligt bokföringslagen.
• Rättsliga anspråk: de uppgifter som behövs kan sparas under den tid ett konkret anspråk kan göras gällande eller pågår. Det innebär inte att all korrespondens sparas lika länge.

Microsoft anger 30 dagar för vanliga sessionsinspelningar i Clarity och 9 månader för bland annat klickdata, värmekartor och markerade eller favoritmärkta sessioner. Cookieinformationen beskriver tider på din enhet. Cookieperioder är inte samma sak som hur länge en leverantör behåller uppgifter på sina servrar.

OpenAI bestämmer lagringstiden för sin egen behandling utifrån ändamålet, säkerhetsbehov och rättsliga skyldigheter. OpenAI:s lagringsinformation beskriver dessa kriterier. Vår 12-månadersregel för förfrågningar är inte en lagringstid för OpenAI:s uppgifter.

Meta bestämmer lagringstiden för sin egen behandling utifrån vad som behövs för tjänsterna, säkerheten och rättsliga skyldigheter enligt Metas integritetspolicy. Meta-cookiesens 90 dagar avser lagring i din webbläsare och är inte en tidsgräns för alla uppgifter hos Meta. Vår 12-månadersregel för förfrågningar gäller inte Metas egna kopior.

Dina rättigheter och hur du använder dem

Mejla hej@caseus.se och berätta vad du vill få hjälp med. Du behöver inte använda ett särskilt formulär eller skriva juridiska termer. Vi kan behöva kontrollera din identitet på ett lämpligt sätt innan vi lämnar ut uppgifter.

• Begära information och en kopia av dina personuppgifter.
• Få felaktiga uppgifter rättade och ofullständiga uppgifter kompletterade.
• Begära radering eller begränsning när förutsättningarna i GDPR är uppfyllda. Uppgifter som måste sparas enligt lag kan vara undantagna.
• Invända mot behandling som bygger på berättigat intresse, utifrån din situation. Mot direktmarknadsföring kan du alltid invända.
• Få ut uppgifter som du har lämnat i ett maskinläsbart format när behandlingen är automatiserad och bygger på samtycke eller avtal, om rätten till dataportabilitet är tillämplig.
• Återkalla samtycke när som helst. Det påverkar inte lagligheten av behandlingen före återkallelsen.

Vi svarar utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad efter att vi tagit emot din begäran. Om det behövs med hänsyn till hur komplicerad begäran är eller antalet begäranden kan tiden förlängas med ytterligare två månader. I så fall informerar vi dig om förlängningen och skälen inom den första månaden.

Du har rätt att klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, eller den behöriga tillsynsmyndigheten där du bor eller arbetar. Du behöver inte kontakta oss först.

Webbplatsens kontaktflöde fattar inga enbart automatiserade beslut om dig som har rättsliga eller liknande betydande följder. Annonsmatchning används för mätning och omfattas av ditt separata val.

Är du hyresgäst hos en Caseus-kund?

Kontakta i första hand din hyresvärd eller det fastighetsbolag som står i ditt avtal. Deras integritetspolicy ska förklara ändamål, rättsliga grunder och lagringstider för exempelvis avtal, avier och felanmälningar.

I hyresgästportalens integritetsinställningar finns stöd för att begära registerutdrag, rättelse och radering. Begäran skickas till varje bolag som du är kopplad till i systemet och hanteras av behörig personal för respektive bolag. Radering prövas mot bland annat pågående avtal och skyldigheter att bevara räkenskapsinformation.

Caseus kan hjälpa kunden att hantera en begäran enligt kundens instruktioner. Läs om dataskyddet i fastighetssystemet.

Ändringar och kontakt

Datumet högst upp visar vilken version du läser. Om behandlingen ändras ska informationen uppdateras. Ett nytt ändamål eller en behandling som kräver ett nytt samtycke hanteras innan den börjar.

Frågor om denna policy eller dina uppgifter: hej@caseus.se, Caseus AB, Skolgatan 8, 615 30 Valdemarsvik.