Caseus

Uthyrning, ekonomi, service och drift i samma struktur.

Caseus håller ihop kontaktflöden, leads, hyresgäster, objekt, leverantörsfakturor, felanmälningar och uppföljning i det dagliga arbetet.

Boka demo Kontakta oss

ÖversiktBildplats

Kontakt, ärenden, objekt och ekonomi i samma vy.

Plats för en huvudbild från konsolen som visar hur kontakt, service, objekt och ekonomi hålls ihop.

Kontaktflöden
Objektkort
Felanmälningar
Historik

Arbetsflödet

Från första kontakt till löpande förvaltning.

Ett konceptuellt flöde som visar hur arbetet rör sig genom verksamheten och inte mellan separata moduler.

ArbetsflödeBildplats

Bildplats för ett verkligt flöde genom Caseus.

Här ska en bild eller ett montage visa hur kontakt, objekt, ekonomi och drift hänger ihop i samma kedja.

Kontakt
Kontrakt
Ekonomi
Drift

01KontaktInkommande samtal och frågor

02LeadIntresseanmälningar och kö

03UthyrningHyresgäst, objekt, villkor

04KontraktAvtal och signering

05EkonomiFakturor, attest och reskontra

06DriftFelanmälan och uppgifter

07UppföljningRapporter och dashboard

Problemet

Fastighetsarbete blir tungt när kontakt, ekonomi, uthyrning och drift ligger i olika system.

Leads och samtal tappar sitt sammanhang innan de blir uthyrningar.

Ekonomi och drift arbetar utifrån olika information om samma fastighet.

Uppföljning blir personberoende när historik och dialog ligger utanför arbetsflödet.

Ledningen saknar en gemensam bild av kontakt, uthyrning, ekonomi och drift.

Splittrad vardagBildplats

Bildplats för mejl, kalkylblad och separata system.

En tydlig jämförelsebild här ska visa varför Caseus behövs när arbete annars sprids mellan flera verktyg.

Inkorg
Kalkylblad
Samtal
Separata system

Samma strukturBildplats

Bildplats för en objektsida eller historikvy.

Här ska en riktig produktbild visa hur kontakt, avtal, fakturor och ärenden bygger vidare på samma objekt.

Objekt
Historik
Kontrakt
Ärenden

Produktidé

Samma struktur genom hela arbetsflödet.

Caseus kopplar ihop kontaktflöden, service, uthyrning, ekonomi och drift så att varje steg kan följas utan hopp mellan olika verktyg.

Hyresgäst, hyresobjekt, kontrakt, faktura, felanmälan och uppgift bygger vidare på samma data. Det gör att uppföljningen utgår från verkligt arbete i stället för exporter, kalkylblad och inkorgar.

Produktområden

Produktområden i praktiken.

Områdena visar hur arbetet är organiserat och vad som faktiskt hanteras varje dag.

ProduktområdenBildplats

Bildplats för ett montage över Caseus olika ytor.

Här ska ett bildmontage visa hur kontakt, uthyrning, ekonomi, drift och rapporter ser ut i praktiken.

Kontakt
Uthyrning
Ekonomi
Drift
Rapporter

Kontakt, service och uppföljning

Kontaktflöden, intressenter, samtal och uppföljning hålls ihop nära uthyrningsarbetet utan att bli ett separat säljsystem.

Leads
Intressenter
Telefoni
Samtalsloggning
Uppringaruppslagning

Uthyrning och hyresgäster

Hela uthyrningsflödet från första kontakt till tecknat avtal, kopplat till objekt, kontrakt och hyresgäster.

Hyresgäster
Hyresobjekt
Uthyrningar
Kontrakt
Mina sidor

Ekonomi och fakturaflöden

Leverantörsfakturor, fakturainskanning, attest, reskontra och avisering arbetar mot samma bolags- och objektsstruktur.

Leverantörsfakturor
Fakturainskanning
Attest
Reskontra
Avisering
Betalningar
Fortnox

Drift, felanmälningar och uppgifter

Felanmälningar och uppgifter tilldelas med ansvar, deadline och historik kopplat till objekt och hyresgäst.

Felanmälningar
Uppgifter
Bilagor
Ansvar
Historik

Rapporter, dashboard och kontroll

Rapporter, dashboard, sökning, export och behörigheter bygger på samma underlag som det operativa arbetet.

Dashboard
Rapporter
Sökning
Export
Behörigheter

EkonomiBildplats

Bildplats för leverantörsfaktura, attest och Fortnox.

Här ska en riktig bild visa fakturainskanning, attest och ekonomiflödet där det faktiskt används.

Leverantörsfaktura
Attest
Fortnox
Reskontra

Ekonomi och fakturaflöden

Leverantörsfakturor, inskanning, attest och Fortnox nära det operativa arbetet.

Ekonomiflödet i Caseus kopplas till bolag, objekt och avtal så att fakturor och uppföljning inte lever vid sidan av verksamheten.

Leverantörsfakturor
Fakturainskanning
Attestflöden
Reskontra
Avisering
Betalningar
Fortnox per bolag
Historik på rätt objekt och företag

Fortnox hör hemma i ekonomiflödet och är en koppling per bolag. Andra externa anslutningar används där de behövs, inte som ett separat plattformslager.

Operativ omfattning

Det här arbetar man i varje dag.

Ett produktindex som visar vad Caseus faktiskt innehåller och vad som används i vardagen.

Operativ vyBildplats

Bildplats för en sammanhållen översiktsvy.

Här ska en verklig överblicksbild visa hur det dagliga arbetet faktiskt ser ut i Caseus.

Översikt
Bolag
Status
Sökning

Kontakt och service

Leads
Intressenter
Telefoni
Samtalshistorik
Uppföljning

Uthyrning

Hyresgäster
Hyresobjekt
Uthyrningar
Kontrakt
Mina sidor

Ekonomi

Leverantörsfakturor
Fakturainskanning
Attest
Reskontra
Avisering
Betalningar
Fortnox

Drift

Felanmälningar
Uppgifter
Bilagor
Ansvar
Historik

Överblick

Dashboard
Rapporter
Sökning
Export
Behörigheter
Integrationer

Vardagen i systemet

Fem återkommande flöden i vardagen.

VardagBildplats

Bildplats för kontaktcenter, felanmälan och objektsida.

Här ska en konkret produktbild visa hur en arbetsdag ser ut i systemet i stället för att bara beskriva den.

Kontakt
Felanmälan
Objekt
Historik

När en kontakt kommer in

Telefoni, uppringaruppslagning och samtalspopup visar rätt hyresgäst, objekt och pågående historik direkt.

När något ska hyras ut

Kontakt, intresseanmälan, objekt, kontrakt och hyresgäst hålls ihop utan att arbetet flyttas mellan olika verktyg.

När en faktura kommer in

Leverantörsfakturor, fakturainskanning, attest och reskontra följs i samma struktur per bolag.

När något behöver åtgärdas

Felanmälningar och uppgifter kopplas till rätt objekt, ansvar, bilagor och tidigare historik.

När status ska följas upp

Dashboard, rapporter och export visar samma underlag som det operativa arbetet bygger på.

Automatiserad fakturering

Fakturorna skapas i förväg och går sedan vidare automatiskt.

Caseus skapar hyresfakturor några dagar innan utskick. De läggs upp oskickade med planerat utskicksdatum så att de kan förhandsgranskas innan de går.

Utskick idag

E-post
E-faktura
Kivra
Post
Peppol

När fakturan väl skickas kan bokningen gå vidare per bolag mot Fortnox.

FakturarunBildplats

Bildplats för oskickade fakturor, utskicksdatum och planerat utskick.

Här ska en riktig bild visa hur fakturor skapas oskickade, ligger för granskning och sedan går vidare på planerat utskicksdatum.

Oskickad
Utskicksdatum
Fortnox
Portal

* Vid offentlig upphandling är e-faktura redan ett krav, och många kommuner tar därför endast emot via Peppol när fakturor ska in i deras system.

Skapas i förväg

Kommande hyror skapas oskickade med planerat utskicksdatum så att de kan förhandsgranskas innan de går iväg.

Skickas på rätt dag

När utskicksdagen är inne går oskickade fakturor vidare automatiskt via e-post, e-faktura, Kivra, post eller Peppol beroende på mottagare och inställningar.

Perioder och bokning följer med

Hyresperioder och delperioder byggs in redan vid skapandet. När fakturan faktiskt skickas kan bokningen gå vidare per bolag mot Fortnox.

Påminnelse och portal i samma flöde

Förfallna fakturor kan följas upp med automatiska påminnelser.

Betalstatusen uppdateras dagen efter att betalningen kommit in, och hyresgästen ser den i sin portal så att frågan om avin är betald inte behöver gå via mejl eller telefon.

KopplingarBildplats

Bildplats för integrationer och styrning.

Här ska en bild visa hur ekonomikopplingar, telefoni och behörigheter ansluts där de faktiskt används.

Fortnox
Fakturainskanning
Outlook
Behörigheter

Anslutningar och styrning

Direktkopplat där det behövs.

Fortnox hör hemma i ekonomiflödet och kan kopplas per bolag för bokföring, leverantörsfakturor och betalningar. Inkommande leverantörsfakturor kan hanteras via fakturainskanning. Outlook kan användas för kalenderintegration. Telefonikopplingar ger uppringaruppslagning, popup och samtalsloggning.

Övriga anslutningar hanteras per scope och behov. Målet är kontroll i de operativa flödena, inte en generell integrationsmarknadsplats.

FortnoxEkonomikoppling per bolag för bokföring och betalningar
FakturainskanningInkommande leverantörsfakturor per scope eller behov
OutlookKalenderintegration för möten och uppgifter
TelefoniUppringaruppslagning, popup och samtalsloggning
BehörigheterRoll- och bolagsstyrd åtkomst

Boka demo

Se hur Caseus kan hålla ihop uthyrning, ekonomi, service och drift i vardagen.

Boka demo Kontakta oss

Eller mejla hej@caseus.se